Arkiv for kategori Produktivitet

Det er ofte å faktisk begynne på en oppgave som er det vanskeligste. Du utsetter oppgaven fordi du synes oppgaven er ubehagelig eller kjedelig. Når du først er igang flyter arbeidet imidlertid ganske greit, og ting blir gjort, men problemet er altså at det tar tid å komme igang.

Dette er et triks jeg ofte har benyttet selv for å ‘lure’ meg til å starte på vanskelige oppgaver.

Slik gjør du det:

Sett en alarm med nedtellingsfunksjon (eks. en timer) på 15 minutter, og lov deg selv at du ikke trenger å jobbe lenger enn dette, men du MÅ jobbe minst denne tiden.

Når tiden er ute vil du vanligvis være så inne i arbeidet at du ikke føler du trenger å stoppe opp. Du har med andre ord kommet inn i arbeidsmodus, og tingene går mer eller mindre av seg selv.

Gratulerer, du har nettopp narret deg selv til å være produktiv!

I forrige del gjennomgikk jeg hvordan du kan prosessere tingene du har samlet inn i innboksen. Med prosessering mener jeg i utganspunktet at du tar en beslutning på tingenes videre skjebne. Skal de kastes? Gjøres nå? Kanskje gjøres en gang i framtiden? Er det en avtale? Er det en oppgave? Ut fra denne gjennomgangen blir du i stand til å plassere tingene hvor de hører hjemme.

Det viktige med en slik plassering er at du får en bedre oversikt og enklere kan finne ut hva som er neste handling for deg. Jeg skal komme mer inn på hvordan du kan prioritere oppgaver i en senere artikkel. Først må vi imidlertid ha et solid system som vi kan bruke for å raskt få en oversikt over hva som må gjøres.

Her kan vi i utgangspunktet dele inn i to oversikter:

• Kalender (for avtaler)
• Oppgavelister (for oppgaver, prosjekter, og ting som ligger på listen over en dag/kanskje)

Til dette formålet har du veldig mange muligheter, men til syvende og sist må du alltid ta hensyn til hva som passer best for deg og din situasjon.

Kalender og oppgavelister:

 
Før jeg går videre skal jeg si noen ord om de enkelte systemene.

Kalender: Først og fremst må du skille mellom kalender og oppgaver og normalt ikke plassere oppgaver i en kalender. Unntaket er en oppgave som inngår i en avtale, eller noe som skal utføres til en bestemt tid eller dag. Det resterende i en kalender skal være avsatt til planlagte avtaler eller gjøremål.

Oppgavelister: Her plasserer du alle oppgaver som i du skal gjøre. For at dette systemet skal fungere etter hensikten bør oppgavene, for oversiktens skyld, deles inn i kontekstlister.

Dermed kan du enkelt slå opp i de ulike kontekstene når du selv befinner deg der.

Eks. Du sitter ved telefonen, og skal ordne en bestilling av nye tonere til printeren. Du ser på listen at du også bør ringe til Odd for å høre hva statusen er på rapporten som skal være klar til i morgen, og om han tror han greier deadlinen, hvis nei bør du også ringe sjefen for å be om en utsettelse av presentasjonen til senere på dagen.

Ved å gjøre oppgaver etter kontekst vil du potensielt kunne spare tid, siden du likevel sitter ved telefonen. Du vil også dermed raskt kunne ferdigstille flere oppgaver og samtidig, i dette tilfellet, få bedre kontroll på situasjonen.

Å gjøre flere like oppgaver etter hverandre kalles å gjøre dem i batcher, noe som kommer fra batchskriptene er et programmeringsskript som setter flere relaterte oppgaver til å kjøre etter hverandre siden man da sparer tiden med å kjøre dem manuelt. Det er noe av det samme når vi gjør flere oppgaver etter hverandre innen samme kontekst. Vi kommer inn i moduset for jobbing innen konteksten og denne blir ikke avbrutt før vi er ferdig med alle oppgavene (eller så mange oppgaver som tiden strekker til). Når vi først er inne i moduset er vi mindre utsatt for prokrastinasjon (eller å utsette å gjøre oppgavene). For det andre gir det oss litt boost å ha fullført en oppgave og dermed hjelper dette oss til å få lyst til å gjøre neste oppgave også. Det blir en slagt positiv domino-effekt ut av det hele.

En oppgaveliste bør også ta hensyn til at du kan sette opp et prosjekt med oppgaver tilknyttet seg, og som vil ha oppgaver innenfor flere ulike kontekster. Slik kan et hjemmeprosjekt for rydding i garasjen se ut i planleggingsfasen.

Eks. Situasjon: Du har en rotete garasje. Mål: Du ønsker en ryddig garasje. Prosjekt: Rydde garasjen for unødvendige ting.

• Sortere ut alt jeg ikke trenger/vil kaste. – Kontekst: Hjemme.
• Ringe naboer og venner for høre om de vil ha noe av det jeg skal kaste. – Kontekst: Telefon
• Forsøke å selge det som ikke er for gammelt/ødelagt via Finn.no. – Kontekst: Datamaskin.
• Organisere garasjen. – Kontekst: Hjemme

Denne listen kan selvsagt utvides enda mer (hvem du skal ringe, hva du skal selge osv), men den gir et godt innblikk i de ulike kontekstene som hører inn under samme prosjekt. I dette tilfellet ser vi at både kontekstene hjemme, telefon og datamaskin har oppgaver som er tilknyttet samme prosjekt.

Dermed må vi ideelt sett ha et system om ikke bare kan opprette egne lister for hver kontekst, men som også kan knytte oppgaver fra ulike kontekster sammen til et prosjekt.

Dette er viktig å tenke på når vi nå går videre da det ikke er alle systemer som tilbyr en optimal løsning, men det blir uansett opp til deg å bedømme hvorvidt disse behovene er realistiske for deg.

Et stasjonært system:

 
Hvis du tenker å sette opp et system som kun skal være relatert til jobb holder sannsynligvis med et stasjonært system som ikke trenger å være tilgjengelig fra flere maskiner (eks. via Internett).

Kalender: Et stasjonært system kan gjerne bruke en vanlig program som kalender. Outlook fungerer fint til dette formålet. Andre lignende kalendere kan selvsagt brukes.

Oppgavelister: Her kan du eksempelvis også benytte Outlook, selv om dette, i utgangspunktet, ikke er en fullverdig løsning. Til dette formålet ville jeg både trekke inn Outlooks eget oppgavesystem og e-post som en annen mulighet.

Outlooks eget oppgavesystem lar deg opprette mapper som kan fungere som kontekstlister. Dette skaper imidlertid problemer med det samme du ønsker å opprette et prosjekt. Det finnes ingen muligheter for å trekke ut informasjon fra flere mapper til en samlet prosjektliste. I stedet må du samle alt i en mappe, skrive navnet på konteksten i starten av oppgaven, og eventuelt knytte oppgaver som hører under samme prosjekt sammen ved å knytte dem til samme kategori. Denne kategorien representerer prosjektet ditt. Hvis du rydder garasjen blir prosjektet/kategorien kanskje hetende ‘garasje’ eller ‘rydde garasje’. Siden Outlook kan sortere etter kategori betyr det at du enkelt kan få en oversikt over oppgavene knyttet til de enkelte prosjektene. Normalt sorteres oppgavene etter navn slik at de i realiteten sorteres etter kontekst. Dermed har du begge muligheter.

Du har i tillegg mulighet for å prioritere de enkelte oppgavene innenfor hvert prosjekt, men dessverre ikke innenfor hver kontekst.

Outlooks e-post kan også benyttes til å behandle oppgaver. Du kan bruke e-post til å opprette nye oppgaver. Du kan også omgjøre oppdrag som er delegert til deg via e-post til en oppgave. Et slikt system fungerer ved at man oppretter en egen mappe i innboksen til oppgaver, samt undermapper til hver kontekst, men også her støter vi raskt på problemer i og med at det heller ikke her finnes muligheter til å trekke ut innhold fra de forskjellige mappene til en samlet liste over oppgaver til et prosjekt.

Du kan eventuelt benytte metametoden ved å legge inn noen metaord i oppgavetittelen som gjør oppgavene mer søkbare. Eksempelvis kan du legge inn metaord på garasjeprosjektet ved å opprette en e-post og sende den til deg selv med en oppgavetittel + et metaord for prosjektet (eks. eller lignende). Dermed kan du både gjenkjenne det når du ser gjennom den vanlige oppgavelisten i innboksen, og til å få riktig treff når du søker etter et prosjekt i Outlook.

Andre løsninger finnes selvsagt, men jeg har ikke testet så mange av dem da jeg har funnet et system som fungerer bra etter mine behov. Uansett hva du måtte velge, bør du imidlertid være var på at oppgavesystemet både kan lagre kontekstlister og trekke ut oppgaver fra de ulike kontekstlistene til en egen prosjektliste. Det er altså kun et system for oppgavelister som er kritisk, mens det ikke stilles så store krav til en kalender foruten at det fungerer for deg.

En portabelt system

 
Mange av oss lever et relativt portabelt liv, og vi vil ofte ha tilgang til Internett der vi er. Enten det er hjem, jobb, skole, bibliotek, nettkafé eller annet. Denne måten å jobbe/leve på gjør at vi også vil måtte tilpasse systemet vårt til dette. Med andre ord må vi gjøre systemet vår like portabelt som livet vårt krever.

En løsning som fungerer for mange er en nettbasert løsning. Det finnes et utall av tilgjengelige nettbaserte applikasjoner for både oppgavelister og kalendere, men jeg skal ikke gå særlig inn på dem. Disse kan dere selv teste ut hvis så lenge dere kjenner kravene til applikasjonene (samme som kravene til et stasjonært system).

Jeg skal presentere et mye utbredt og testet system til dette formålet, så får dere se om dette passer for dere eller om dere trenger noe annet. I denne delen har jeg valgt å presentere Google Calandar som kalender og Remember the Milk som oppgaveliste.

Google Calendar er en gjennomført nettapplikasjon som gir deg alle funksjoner du vil kunne forvente av en kalender. Siden den er så utbredt finnes det mange løsninger som gjør at du også vil kunne bruke den sammen med andre applikasjoner og programmer (blant annet sammen med Outlooks kalender). Med andre ord vil Google Calendar ikke være noe problem å integrere i vårt produktivitetssystem.

Remember the Milk er en av de mest avanserte løsninger for behandling av oppgaver som jeg har kommet over. Du kan enkelt opprette kontekstlister, og du kan legge til stikkord til oppgavene (et eller flere stikkord). Dermed kan et prosjekt være et stikkord og slik kan du få tilgang til alle oppgavene tilknyttet et bestemt prosjekt bare ved å klikke på stikkordet. Veldig enkelt og intuitivt oppsett av applikasjonen.

En annen grunn til at jeg valgte disse to løsningene var at begge også er tilgjengelige via mobile nettsider med funksjonelle grensesnitt. I tillegg kan Remember the Milk også våre tilgjengelig offline via Googles relativt nye applikasjon Google Gears. Siden det er Googles egen applikasjon er det nesten rart at Gears ikke har kommet til Google Calendar ennå, men det kommer nok snart.

Dermed vil begge applikasjonene kunne være tilgjengelige for deg enten du er tilkoblet Internett eller ikke. Er du ikke tilgjengelig vil applikasjonene automatisk oppdatere seg mot Internett når du kobler deg på igjen.

Det portable ikke-digitale systemet

 
Før jeg får kommentarer om at jeg kun fokuserer på digitale systemer, skal jeg forsikre dere om at jeg også har tatt i betraktning at du kan velge å ha et fysisk og ikke-digitalt system for oppgaver og kalender.

Dette har både fordeler og bakdeler, og jeg skal kjapt gå innom begge deler.

Fordeler: Et papirbasert system, eksempelvis i form at en notatbok og en syvende sans, eller en almanakk for både oppgaver og avtaler, har en stor fordel av at den er ultraportabel da den er lett å ta med seg, lett tilgjengelig for raske notater og nye tilføyninger av avtaler og oppgaver, noe som faktisk gjør at innboksens rolle (forrige artikkel) faktisk blir noe redusert da du ofte kan gå rett fra å motta oppgave/avtale til å føre den opp i almanakken.

Bakdeler: En bakside med et papirbasert system er imidlertid at det lett kan bli rotete og lite oversiktlig, og da særlig oppgavelister. Etter hvert som du fullfører og skriver opp nye kan det lett bli flere sider du må tråle gjennom for å få oversikt over tilgjengelige oppgaver, selv innenfor hver kontekst. Dermed blir det lettere å miste oversikten. Det er også vanskeligere å gjøre endringer/tilføyninger på oppgaver og avtaler hvis du ikke bruker blyant og hviskelær, mens dette ikke er et problem med et digitalt system. Det er heller ikke plassproblemer hvis systemet ditt er digitalt. Til slutt har et digitalt system en potensiell fordel av å kunne gjøre søk og sortering av lagrede oppgaver og avtaler.

Tilgjengelighet

 
Enten det systemet som passer best for deg er stasjonært eller portabelt, eller noe midt i mellom, er det viktig at systemet er enkelt tilgjengelig slik at det ikke blir en tungvinn afære å legge inn nye oppgaver/avtaler, samt å få oversikt over dem. Hvis det er for tungvint er sjansen større for at du bruker systemet mindre og mindre, og da faller i prinsippet poenget med hele systemet bort siden du ikke opprettholder det.

Tre sjekkpunkter når du skal finne et system som passer for deg:

• Hvor stasjonært\portabelt jobber du?
• Hvorvidt støtter programmet/applikasjonen kravene? Får du maks ut av programmet/applikasjonen?
• Er systemet tilgjengelig nok?

I neste artikkel skal jeg gå nærmere inn på selve handlingen. Nærmere bestemt hvordan du kan løse oppgavene. Hva er best multitasking eller singeltasking? Følg med videre.

I forrige del viste jeg hvordan du kan lette hodet ditt for stress ved å fjerne oppgaver og avtaler du går og tenker på, og i stedet skrive dem ned på et papir eller lignende. Dette er første skrittet for å skape kontroll, mindre stress og økt produktivitet i livet ditt. Denne delen tar for seg neste skritt på veien.

Tanken om å stoppe opp og skrive ned alle oppgaver og avtaler du kommer på der og da er et godt første skritt på veien. Du har dermed midlertidig lettet hodet for disse tingene. Du må bare huske på at du stadig vil komme over nye konkrete eller potensielle oppgaver og avtaler, og dermed må du også fortsette å lette hodet ved å skrive disse ned på en liste eller legge dem inn i et annet system (jeg skal komme mer inn på ulike brukersystemer i en senere artikkel).

Problemet blir raskt at det samles opp en lang rekke med ting (dvs konkrete eller potensielle oppgaver og avtaler) som skal gjøres, og det blir lett å miste oversikten. Derfor er det i første omgang viktig at alle ting samles på ett sted, og det er her innboksen kommer inn.

Innboksen:

 
Innboksen kan sammenlignes med innboksen for innkommende e-post. Her kommer all e-post automatisk inn og er klar for prosessering av deg. På samme måte er det viktig at den fysiske innboksen også blir mer eller mindre automatisk, slik at du alltid legger nye ting i den etter hvert som du kommer over dem. La meg utdype dette litt videre.

En fysisk innboks kan eksempelvis være en brevkurv (se bildet over). Her legges alle ting. Dette kan være regninger, kontrakter, informasjon fra siste styremøte i borettslaget, kvitteringer, ark med oppgaver/avtaler som du har notert ned. Konkret sagt ting som trenger en eller flere videre handlinger før den kan regnes som utført. En videre handling kan være å betale regningen, arkivere kvitteringen, møte X etter jobben torsdag og så videre.

Test selv: Hva ligger rundt deg som trenger en videre handling før den kan regnes som fullført? Legg disse i en egen haug som symboliserer innboksen. Det viktigste er at alt er samlet på ett sted. Hvis du har mange ting som trenger videre handling rundt deg, så velg foreløpig kun ut noen for å trene på.

Når innboksen begynner å fylles opp er det på tide å tømme den. Dette gjør vi ved å prosessere den.

Prosessering:

 
Før jeg går videre er det viktig å presissere hvorfor vi ikke bare kan hoppe over innboksen og gå rett på prosesseringen. Hvorfor må alt lagres i innboksen først? Enkelt og greit fordi vi ofte ikke har tid eller energi til å prosessere hver gang vi mottar nye ting. Mange ganger kan du har med deg en rekke ting fra jobben, samt kvitteringer fra noe du handlet på vei hjem. Når du endelig kommer hjem er du for sliten til å gjøre noe mer med dem. Da er det greit å bare kunne legge alt i innboksen. Dermed kan du også slappe helt av siden du vet at når du har bedre tid og/eller mer krefter vil disse ligge å vente på deg, uten at du må lete rundt på flere steder for å finne alle tingene.

Ved å samle alt i innboksen kan du dermed gå rett på prosesseringen uten først å måtte klargjøre tingene for prosessering ved å hente dem fram fra x ulike plasseringer (vesker, jakkelommer, sekk osv).

Når alt er samlet og klart for prosessering er det på tide å ta noen beslutninger vedrørende tingenes videre skjebne.

Her må du vurdere hver enkelt ting og du har fem alternativer:

• Kaste - Er dette av verdi for deg? Hvis ikke kast det. Du trenger ikke mer unødvendig arbeid.
• En dag/kanskje – Det finnes ting som du kommer på der og da at du har lyst til å gjøre, men som av ulike grunner foreløpig kanskje ikke er mulig å oppnå. Dette kan være alt fra små ting som å lese en bok (men som du ikke har tid til å gjøre akkurat nå), til å reise på en tre-ukers safari i et land sør for Sahara (men som du ikke har råd til). Uansett hva det er er det ting som du ikke kan gjøre her og nå, eller i nærmeste framtid. Du vil likevel gjøre dem en eller annen gang, så du setter dem her for ikke å glemme dem. Dermed kan du fra tid til annen komme tilbake til denne listen for å se om du ligger nærmere en løsning eller eventuelt krysse av noen som ikke er av interesse lengre.
• Arkiver - Er det informasjon som du kan bruke senere kan det legges i et arkivsystem (fysisk eller digitalt) slik at du kan hente det fram igjen. Dette kan være kvitteringer, årsoppgaver, manualer osv.
• Oppgave – Det finnes to typer: Gjør-det-selv-oppgaver og delegeringsoppgaver:
  
  Gjør det selv: Er dette en oppgave som skal gjøres? Hvis det tar under 2 minutter, og du kan gjøre det der du er, gjør det! Hvis det tar lengre tid legges oppgaven på en oppgaveliste. Denne kan gjerne deles inn etter kontekst. Alle oppgaver som skal gjøres på jobb, hjemme, via telefonen, via e-post, innkjøp osv. Dermed beholder du lettere oversikten selv om det skulle bli mange oppgaver.
  
  Tips: Hvis du har mange oppgaver på jobb kan det også være lurt å se om du kan dele opp jobb-konteksten inn i ytterligere kontekster alt etter hvor og hvordan du jobber. Tenk over hvordan din arbeidsdag er, og legg opp kontekstene for oppgavelistene etter dette. Eksempelvis en egen kontekst for jobb-e-post, jobb-telefon, jobb-nettside, jobb-kopi, jobb-skriv-ut osv.
  
  Delegering: Til slutt finnes det oppgaver som du ønsker å få gjort, men som du enten ikke har kunnskap/tid til å gjøre. Disse oppgavene delegerer du videre til andre og venter på svar/resultat. Disse oppgavene kan høre inn under en hvilken som helst kontekst, men felles for dem alle er at du ikke kan løse den selv. Du kan starte prosessen ved å ta kontakt med vedkommende som skal gjøre den (e-post/telefon osv), men du må videre vente på at personen skal gjøre seg ferdig med den før du kan krysse av oppgaven som fullført. Dette kan være alt fra å få bilen reparert, be noen optimere nettsiden for deg, be it-avdelingen til bedriften om å legge opp nettverkstilgang til en ny pc på kontoret osv.
• Avtale - Er det et møte? En ferietur? Noe annet som skal skje på et bestemt tidsspunkt? Dette defineres som avtaler og legges inn i en kalender. Det trenger ikke nødvendigvis alltid være direkte vedrørende deg. Det kan også være informasjon om når en kollega er på ferie slik at du kan planlegge i forhold til dette.

Test selv: Gå gjennom haugen du samlet sammen tidligere. Forsøk å definere de enkelte tingenes skjebne ut ifra listen over. Dette vil kanskje ta litt tid i starten siden du kanskje ikke er vant til å tenke i disse baner, men det vil etter hvert gå så raskt at du ikke lenger vil bruke mer en et par sekunder til å avgjøre skjebnen til de ulike tingene i innboksen.

Etter hvert som du prosesserer tingene i innboksen og dermed bestemmer hvilken kategori de havner under (kast, en dag/kanskje, arkiv, oppgave avtale), er det også viktig å ha et egnet system som kan ta vare på tingene og samtidig gi deg en god oversikt over dem når du trenger det. Til dette oppsettet kan du imidlertid bruke en rekke verktøyer og programmer, og i neste artikkel skal jeg vise deg hvilke jeg anbefaler å bruke, samt hvordan du kan sette opp programmene for å gjøre deg mest mulig produktiv i forhold til dine egne behov.