Forresten veldig gode tips i forhold til «lagring» og prosessering av saker. Egentlig trenger man jo ikke all verdens systemer for å gjøre dette effektivt. Saksbehandlingssystemet vi bruker nå er vel egentlig mer til hinder enn gagn, så det skal uansett byttes ut, men det her satt virkelig ting i perspektiv. Nok en gang kan man nok konkludere med at det enkleste er det beste.

Mange lever fullstendig i kvadratet viktig-haster, noe som også innebærer at de raskt overveldes av krise etter krise da de ikke gjør noe forebyggende arbeid i mellomtiden. De fokuserer kun på det som er viktig og haster.

Andre lever etter kvadratet uviktig-haster, noe som betyr at de resolutt styres etter andres forventninger og ikke nødvendigvis etter hva som er viktigst. De tar telefonen selv om de er i møte med en person og denne blir dermed nødt til å vente mens samtalen med tredjeperson i telefonen fullføres. Denne telefonsamtalen trenger ikke nødvendigvis være viktigere enn den opprinnelige samtalen, men ettersom personen styres etter avbrytelser prioriterer han telefonsamtalen høyere enn det opprinnelige møtet.

I kvadratet viktig-haster ikke finner vi mer langsiktige oppgaver og forebyggende gjøremål. Ved å fokusere på dette kvadratet kan vi i stor grad avverge kriser ved å tenke langsiktig. Dette gjelder selvsagt ikke alltid da man aldri har full oversikt, men det kan redusere antall kriser betraktelig. Dermed havner man også sjeldnere i kvadrat viktig-haster.

Med andre ord vil du kunne spare deg for mye ekstraarbeid ved å være forutseende og fokusere mer på kvadrat viktig-haster ikke. Med riktig innsats på forebyggende arbeid (eks. oppsett av backup) og planlegging av gjøremål vil du kunne avverge krisene (eks. tap av data) og dermed også alt av arbeid relatert til kriser. Du vil oppnå mer stabilitet og kontroll i arbeidsdagen.

Kvardrat viktig-haster ikke, sammen med uviktig-haster og uviktig-haster ikke er alle med på å skape en helhet, balanse, perspektiv og mindre kriser.

Så følg gjerne oppsettet sjefen din bruker og vurder langs aksen hvor oppgavene bør plasseres, men gi et ekstra fokus på oppgaver som er viktige men som ikke haster da det kan spare deg for mye tid senere. Ved å følge denne prosedyren vil kriser og problemer gradvis reduseres, både i antall og omfang, til et nivå hvor de blir lett å håndtere. Dette skjer fordi du er forutseende, fordi du forebygger, slik at det i utgangspunktet ikke vil oppstå kriser. Dette kalles Pareto-prinsippet. 80 % av resultatene skyldes 20 % av gjøremålene.

Håper dette var til nytte :)

Sjefen liker å bruke denne tegningen ofte. Der har du viktigheten av oppgaven langs en akse, og hvor mye den haster langs den andre. Problemet er å få gjort oppgavene som er viktige, men ikke haster. Sette opp/kvalitetssikre backup er et godt eksempel. Det kan man jo alltids gjøre «i morgen». Det vil si aldri.