I forrige del viste jeg hvordan du kan lette hodet ditt for stress ved å fjerne oppgaver og avtaler du går og tenker på, og i stedet skrive dem ned på et papir eller lignende. Dette er første skrittet for å skape kontroll, mindre stress og økt produktivitet i livet ditt. Denne delen tar for seg neste skritt på veien.

Tanken om å stoppe opp og skrive ned alle oppgaver og avtaler du kommer på der og da er et godt første skritt på veien. Du har dermed midlertidig lettet hodet for disse tingene. Du må bare huske på at du stadig vil komme over nye konkrete eller potensielle oppgaver og avtaler, og dermed må du også fortsette å lette hodet ved å skrive disse ned på en liste eller legge dem inn i et annet system (jeg skal komme mer inn på ulike brukersystemer i en senere artikkel).

Problemet blir raskt at det samles opp en lang rekke med ting (dvs konkrete eller potensielle oppgaver og avtaler) som skal gjøres, og det blir lett å miste oversikten. Derfor er det i første omgang viktig at alle ting samles på ett sted, og det er her innboksen kommer inn.

Innboksen:

 
Innboksen kan sammenlignes med innboksen for innkommende e-post. Her kommer all e-post automatisk inn og er klar for prosessering av deg. På samme måte er det viktig at den fysiske innboksen også blir mer eller mindre automatisk, slik at du alltid legger nye ting i den etter hvert som du kommer over dem. La meg utdype dette litt videre.

En fysisk innboks kan eksempelvis være en brevkurv (se bildet over). Her legges alle ting. Dette kan være regninger, kontrakter, informasjon fra siste styremøte i borettslaget, kvitteringer, ark med oppgaver/avtaler som du har notert ned. Konkret sagt ting som trenger en eller flere videre handlinger før den kan regnes som utført. En videre handling kan være å betale regningen, arkivere kvitteringen, møte X etter jobben torsdag og så videre.

Test selv: Hva ligger rundt deg som trenger en videre handling før den kan regnes som fullført? Legg disse i en egen haug som symboliserer innboksen. Det viktigste er at alt er samlet på ett sted. Hvis du har mange ting som trenger videre handling rundt deg, så velg foreløpig kun ut noen for å trene på.

Når innboksen begynner å fylles opp er det på tide å tømme den. Dette gjør vi ved å prosessere den.

Prosessering:

 
Før jeg går videre er det viktig å presissere hvorfor vi ikke bare kan hoppe over innboksen og gå rett på prosesseringen. Hvorfor må alt lagres i innboksen først? Enkelt og greit fordi vi ofte ikke har tid eller energi til å prosessere hver gang vi mottar nye ting. Mange ganger kan du har med deg en rekke ting fra jobben, samt kvitteringer fra noe du handlet på vei hjem. Når du endelig kommer hjem er du for sliten til å gjøre noe mer med dem. Da er det greit å bare kunne legge alt i innboksen. Dermed kan du også slappe helt av siden du vet at når du har bedre tid og/eller mer krefter vil disse ligge å vente på deg, uten at du må lete rundt på flere steder for å finne alle tingene.

Ved å samle alt i innboksen kan du dermed gå rett på prosesseringen uten først å måtte klargjøre tingene for prosessering ved å hente dem fram fra x ulike plasseringer (vesker, jakkelommer, sekk osv).

Når alt er samlet og klart for prosessering er det på tide å ta noen beslutninger vedrørende tingenes videre skjebne.

Her må du vurdere hver enkelt ting og du har fem alternativer:

• Kaste - Er dette av verdi for deg? Hvis ikke kast det. Du trenger ikke mer unødvendig arbeid.
• En dag/kanskje – Det finnes ting som du kommer på der og da at du har lyst til å gjøre, men som av ulike grunner foreløpig kanskje ikke er mulig å oppnå. Dette kan være alt fra små ting som å lese en bok (men som du ikke har tid til å gjøre akkurat nå), til å reise på en tre-ukers safari i et land sør for Sahara (men som du ikke har råd til). Uansett hva det er er det ting som du ikke kan gjøre her og nå, eller i nærmeste framtid. Du vil likevel gjøre dem en eller annen gang, så du setter dem her for ikke å glemme dem. Dermed kan du fra tid til annen komme tilbake til denne listen for å se om du ligger nærmere en løsning eller eventuelt krysse av noen som ikke er av interesse lengre.
• Arkiver - Er det informasjon som du kan bruke senere kan det legges i et arkivsystem (fysisk eller digitalt) slik at du kan hente det fram igjen. Dette kan være kvitteringer, årsoppgaver, manualer osv.
• Oppgave – Det finnes to typer: Gjør-det-selv-oppgaver og delegeringsoppgaver:
  
  Gjør det selv: Er dette en oppgave som skal gjøres? Hvis det tar under 2 minutter, og du kan gjøre det der du er, gjør det! Hvis det tar lengre tid legges oppgaven på en oppgaveliste. Denne kan gjerne deles inn etter kontekst. Alle oppgaver som skal gjøres på jobb, hjemme, via telefonen, via e-post, innkjøp osv. Dermed beholder du lettere oversikten selv om det skulle bli mange oppgaver.
  
  Tips: Hvis du har mange oppgaver på jobb kan det også være lurt å se om du kan dele opp jobb-konteksten inn i ytterligere kontekster alt etter hvor og hvordan du jobber. Tenk over hvordan din arbeidsdag er, og legg opp kontekstene for oppgavelistene etter dette. Eksempelvis en egen kontekst for jobb-e-post, jobb-telefon, jobb-nettside, jobb-kopi, jobb-skriv-ut osv.
  
  Delegering: Til slutt finnes det oppgaver som du ønsker å få gjort, men som du enten ikke har kunnskap/tid til å gjøre. Disse oppgavene delegerer du videre til andre og venter på svar/resultat. Disse oppgavene kan høre inn under en hvilken som helst kontekst, men felles for dem alle er at du ikke kan løse den selv. Du kan starte prosessen ved å ta kontakt med vedkommende som skal gjøre den (e-post/telefon osv), men du må videre vente på at personen skal gjøre seg ferdig med den før du kan krysse av oppgaven som fullført. Dette kan være alt fra å få bilen reparert, be noen optimere nettsiden for deg, be it-avdelingen til bedriften om å legge opp nettverkstilgang til en ny pc på kontoret osv.
• Avtale - Er det et møte? En ferietur? Noe annet som skal skje på et bestemt tidsspunkt? Dette defineres som avtaler og legges inn i en kalender. Det trenger ikke nødvendigvis alltid være direkte vedrørende deg. Det kan også være informasjon om når en kollega er på ferie slik at du kan planlegge i forhold til dette.

Test selv: Gå gjennom haugen du samlet sammen tidligere. Forsøk å definere de enkelte tingenes skjebne ut ifra listen over. Dette vil kanskje ta litt tid i starten siden du kanskje ikke er vant til å tenke i disse baner, men det vil etter hvert gå så raskt at du ikke lenger vil bruke mer en et par sekunder til å avgjøre skjebnen til de ulike tingene i innboksen.

Etter hvert som du prosesserer tingene i innboksen og dermed bestemmer hvilken kategori de havner under (kast, en dag/kanskje, arkiv, oppgave avtale), er det også viktig å ha et egnet system som kan ta vare på tingene og samtidig gi deg en god oversikt over dem når du trenger det. Til dette oppsettet kan du imidlertid bruke en rekke verktøyer og programmer, og i neste artikkel skal jeg vise deg hvilke jeg anbefaler å bruke, samt hvordan du kan sette opp programmene for å gjøre deg mest mulig produktiv i forhold til dine egne behov.