Hvis du er som meg, medfører jobbing i et miljø med store sjanser for å bli distrahert til at arbeidet blir utført tregere, og dermed blir da også mindre gjort. Hver gang du blir distrahert går sekunder og minutter med på å komme seg inn på rett spor igjen. Tiden flyr og plutselig er dagen omme og du sitter igjen med en masse uferdig arbeid og ligger dermed på etterskudd. Imidlertid kan du, ved små og enkle tiltak, komme opp på et effektivt nivå og dermed også kunne avslutte dagen med god samvittighet og kanskje til og med være foran skjemaet. Hvem vet.

Sitter du slik på slutten av dagen? Da er det på tide å endre dette mønsteret.

La det bare være sagt. Dette er ikke en veiledning til hvordan du skal jobbe mer effektivt. Her er vi da også så ulike at det må settes opp et generelt rammeverk som alle kan gå ut ifra, men det får bli en annen artikkel. I dag vil jeg i stedet vise hvordan du kan tilrettelegge et jobbmiljø mest mulig for å kunne arbeide effektiv. Hvordan du videre utnytter dette i din arbeidsdag (hvis du bestemmer deg for å prøve dette selv) for bli opp til deg. Ok, ingen vits i å dvele ved dette lengre. La oss kjøre igang.
 

Rydd skrivebordet – det fysiske og digitale:

 
For å kunne jobbe effektivt må hodet være klart og man må fjerne alle muligheter for distraksjoner på ditt fysiske skrivebord. Tidsskrifter, bøker, papirer osv. For å optimalisere arbeidet bør faktisk alt som ikke er knyttet til eller nødvendig for jobben du skal gjøre fjernes. Jeg skjønner at det kan by på problemer, men så langt det er mulig anbefaler jeg å følge dette prinsippet. De eneste distraksjoner du bør oppleve er relatert til den samme oppgaven du jobber med.

Jeg har et hjørneformet skrivebord med hyller. Disse hadde jeg tidligere fylt opp med alt jeg jobbet med over lengre tid. Selv om dette kun var jobbrelatert medførte det at jeg ble distrahert til å tenke over de andre jobbrelaterte oppgavene, noe som da sinket arbeidet mitt betraktelig. Ved å fjerne alt som ikke var direkte relatert og nødvendig for den oppgaven jeg nå skulle utføre slo jeg to fluer i en og samme smekk:

1. Jeg fjernet alle distraksjoner
2. Jeg har alt jobbrelatert meteriale i nærheten

Det er imidlertid ikke kun det fysiske skrivebordet som kan distrahere deg. Også det digitale skrivebordet trenger en opprydning. Jeg har sett mange som bruker skrivebordet som en dumpingplass, og trenger stadig mer tid til å finne fram i massen av snarveier, dokumenter, bilde-filer osv. Du kan gjerne argumentere med at det blir mer effektivt med snarveier og lagrede dokumenter på skrivebordet da dette gir deg en god tilgang til alt. Og jeg er enig, hvis det ikke er til distraksjon. En uskyldig snarvei til Firefox kan faktisk gjøre store innhogg i arbeidsdagen.

En god regel er derfor å fjerne alle snarveier på skrivebordet slik at alt havner i startmenyen. Du kan også bruke programstartere som Launchy for enkel tilgang. Å fjerne alt hjelper ikke bare på å fjerne distraksjoner og potensielle fristelser, men sparer faktisk skjermen din også. Dess flere ikoner på skrivebordet jo mer må skjermkortet jobbe for å oppdatere det stadig mer kompliserte bildet.
 

Ha det komfortabelt mens du jobber:

 
Å sitte ubehagelig hindrer deg ytterligere fra å komme inn i en god jobbmodus, og du vil kunne rettferdiggjøre innkjøp av en god kontorstol bare med dette som grunnlag. I tillegg vil det være en fordel å tenke langsiktig. Hva kan skje hvis jeg fortsetter å bruke en ubehagelig stol? Skader kan oppstå gjennom feil sittestilling og stoler som er feil innstilt i forhold til deg. En ubehagelig arbeidssituasjon kan også gjøre deg mindre motivert til å utføre jobben din, og den kan medføre dårligere humør generelt.

Du bør også ha et skrivebord tilpasset dine behov og din arbeidsmåte. Gjerne med lagringsmuligheter under skriveflaten slik at det du trenger har en fast plass, er ikke til distraksjon, men likevel lett tilgjengelig.

Legg også noen ekstra kroner i et godt tastatur og en ergonomisk mus da dette er de viktigste verktøyene du bruker. Dermed slipper du, det jeg kaller, distraherende irritasjon, over den dårlige kvaliteten på verktøyene, mens du jobber. Et tips til slutt er å sette skrivebordet slik at du har ryggen til vinduet. Dermed hindrer du å la øynene vandre tilfeldig på fuglen som bygger rede utenfor, eller naboen som flytter.
 

Avtal alenetid – jobb uforstyrret:

 
Dette er et punkt som ikke bør undervurderes. En vanlig årsak til distraksjoner er at man blir forstyrret underveis i arbeidet, av venner, familie, telefoner. Istedet for å la frustrasjonen ta deg, sett heller av faste tider noen ganger i uken, alt etter det kartlagte behov, til å kunne jobbe helt uforstyrret.

I denne perioden vet alle, du har informert, at du ikke ønsker å bli forstyrret. Sett mobilen på lydløs, la være å ta telefonen, slå av e-postvarslingen og jobb i fred og ro. Dette kan være en virkelig produktivitetsboost for mange og en god mulighet til å komme seg ajour med jobb og ventende oppgaver. Jeg kunne gjerne ha skrevet mer om emnet oppgaver, men det skal jeg ta opp ved en senere anledning.
 

Jobb med en oppgave av gangen:

 
Jeg anbefaler å ikke jobbe med flere oppgaver om gangen. Å jobbe med flere oppgaver samtidig er ikke, som noen tror, mer effektiv. Skiftninger mellom oppgavene skaper forstyrrelser i utførelsen av oppgavene, samtidig som det krever tid å omstille seg fra en oppgave til en ny. Dette gjelder både fysisk omstilling i form av utskriftning av nødvendig materiale, og psykisk i form av at hjernen din trenger tid på å sette seg inn i en ny oppgave.

På grunn av denne omstillingen får du ikke samme konsentrasjon om oppgavene som med å jobbe med oppgaver enkeltvis, og oppgavene er dermed ekstra utsatt for at du gjør feil.

Her er noen tips til å jobbe med oppgavene enkeltvis:

1. Sett opp en oppgaveliste og del oppgavene inn i kategorier (hjemme, jobb, blogg osv) tilpasset deg.
2. Ha en mulighet for å raskt kunne notere ned eventuelle ideer eller oppgaver (hvis de dukker opp mens du jobber), slik at du raskt kan få det ut av hodet og konsentrere deg om oppgaven du holder på med.
3. Ha en fysisk innboks og en digital innboks til e-posten som du kan legge alt du skal gjøre. Alt av papirer du skal prosessere havner i den fysiske innboksen, mens e-post havner i den digitale innboksen.
4. Gjør de viktigste oppgavene først. Dermed slipper de å henge over deg resten av dagen, og du kan slappe mer av.
5. Hvis du føler fristelsen til å sjekke e-posten eller bytte oppgave: Ta deg selv i nakken. Pust dypt, inn og ut, noen ganger. Fokuser og gå tilbake til arbeidet.

Bruk timer

 
Når du jobber glemmer du kanskje å ta pauser, men er det ikke flott at du blir så fokusert på arbeidet at du glemmer tid og sted? Nei, faktisk ikke. Hvis du glemmer å spise og ta pauser blir du fortere utbrent både kortsiktig og langsiktig da du ikke lytter til kroppens behov. Du vil også lettere miste konsentrasjonen, og ha vanskeligere for å komme inn i riktig modus.

Ved å ta jevnlige pauser oppnår du større grad av effektivitet da du lar kroppen gjøre andre aktiviteter. Bruk en timer til å varsle deg om å ta en pause. Ta gjerne en noen minutters pause etter en passende tid, eksempelvis hvert 45. minutt, og strekk litt på beina. Eventuelt kan du raskt få unna en annen ventende oppgave som ikke tar lang tid. Eksempelvis skrive en kort e-post eller ta en rask telefon. Det viktige er at du får en variasjon i forhold til oppgaven.

Jeg anbefaler å ta noen uttøyninger for å få brukt kroppen litt. Du vil oppleve at disse pausene er med på å gi deg en bedre følelse, og vil hjelpe på motivasjonen gjennom dagen. Når pausen er ferdig setter du timeren på nye 45 minutter (eller det som passer for deg), og kjører på til neste pause.
 

Ikke la programmene forstyrre deg:

 
Jeg har tidligere nevnt e-post som et eksempel på hva som kan distrahere deg mens du jobber. Mine potensielt forstyrrende programmer inkluderer MSN messenger, Twhirl (for Twitter), Skype, JSM Gmail-varsler samt Outlook. Alle disse kan fortyrre meg mens jeg jobber. Jo flere dess større er sannsynligheten.

En mulighet er å slå av programmene manuelt, eller fjerne den automatiske oppstarten med Windows (eller ditt operativsystem). En annen mulighet er å bruke en batch-fil til å komme raskt i jobbmodus, ved å automatisk avslutte alle distraherene programmer. Når du så er ferdig kan du kjøre en batch-fil nummer to som starter disse programmene igjen.

Poenget er at det er bedre å være proaktiv (fremsynt) ved å komme distraksjonene i forkjøpet, enn å være reaktiv. Da er det uansett for sent og du er allerede blitt distrahert.

Du kan også bruke programmer med tilpasset grensesnitt for å hindre distraksjoner. Hvis du skal skrive anbefaler jeg å bruke en enkel teksteditor (eksempelvis Notepad i Windows eller den utmerkede Notepad++) uten en masse redigeringsmuligheter da dette kan være med på å ta fokus bort fra det viktigste – innholdet. En annen mulighet er skriveprogrammet JDarkRoom, som ikke har redigeringsmuligheter overhodet. Du skriver på svart bakgrunn, som dekker hele skjermen, med en behagelig grønn skrift. En nettbasert utgave er også tilgjengelig. Den siste er forøvrig benyttet til å skrive denne artikkelen.

Med sort bakgrunn og grønn skrift har du med Writer et godt verktøy for distraksjonsfri skriving.

Disse tipsene er kun noen av mulighetene til å lage et grunnlag for en mer effektiv arbeidsdag, enten den foregår i et kontormiljø eller på hjemmekontoret. Du har riktignok flere muligheter til å skape en distraksjonsfri sone hjemme enn på jobb, men tipsene vil langt på vei kunne benyttes i begge miljøer. Håper dette var til nytte for noen av dere. :)