Leif Dalands blogg

Google Calendar har vært med oss en god stund, og endel av oss har tatt til oss brukervennligheten og funksjonaliteten til denne nettapplikasjonen. Det finnes imidlertid også en rekke muligheter for å utnytte dens funksjonalitet enda bedre. I denne artikkelen vil jeg ta for meg 5 måter og funksjoner du kan bruke i Google Calendar for å gjøre din hverdag mer effektiv, oversiktlig, og sannsynligvis også mer produktiv.

1. La Google Calendar ta seg av både avtaler og oppgaver:

Gcal har dessverre ikke noen innebygd mulighet dedikert for oppgaver, noe jeg personlig mener er temmelig uforståelig da dette ikke burde volde store problemer å innføre. Det har imidlertid vært flere forsøkt på å integrere ulike oppgavesystemer i Gcal, og flere har vært rimelig vellykket. Remember the Milk (RTM) er et anbefalt system for fleksibel oversikt over dine kommende og fullførte oppgaver, og kan også integreres inn i Gcal. RTM er nå også i norsk versjon.

Du kan også brette opp armene og lage deg et hacket oppgavesystem i Gcal, uten å trekke inn en tredjepartsleverandør. En fordel med dette er at du slipper å være avhengig av både en andre- og tredjepart. Noe som ikke alltid er optimalt når noe skal integreres. Med denne metoden vil alt ligge i Gcal-systemet. Selve systemet fungerer ved at man oppretter flere kalendere ved siden av den, eller dem, man allerede har. Disse kan man eksempelvis kalle for Oppgave – uferdig, og Oppgave – ferdig, Skole, Jobb osv…

Hva du kaller dem er opp til deg, men poenget er at du her legger inn oppgaver relatert til disse områdene. sørg også for at hver kalender skiller seg markant fra hverandre ved fargebruk (se bildet under). Dermed blir det lettere når man skal skille de ulike oppgavene fra hverandre. Du kan også gjerne bruke litt logikk inne i det hele. Uferdige oppgaver kan få rødt, mens ferdige er grønne o.l. Husk bare på at du må sette oppgavene til å vare hele dagen for at du skal kunne utnytte fargeforskjellene optimalt.

2. Google Calendar på mobilen:

Ettersom det blir mer vanlig at man flytter seg mye fra sted til sted gjennom dagen, er det mange som legger kalenderen på en mobil enhet (bærbar, pda, mobil osv). Dette har også Google oppdaget, og har nylig lansert en mobil utgave av Google Calendar. I tillegg finnes også Gmail som mobl utgave. Dette gjør at du ikke trenger en PC for å sjekke mailen din. Det holder med en mobil med internett-tilgang.

Følgende adresser brukes for å nå de mobile utgavene av Google Calendar og Gmail:

Google Calendar: http://www.google.com/calendar/m

Gmail: http://gmail.com/app

3. Legg raskt til nye avtaler til Google Calendar i Firefox:

Noen ganger skal du bare raskt legge til en ny avtale du kommer på mens du surfer. Da er det kanskje litt kjedelig å måtte gå inn på kalendersiden hver gang. Hvis du er en Firefox-bruker finnes det flere alternative muligheter for å få rask tilgang for å legge til nye avtaler, eller oppgaver (som nevnt i punkt 1).

En mulighet er å installere utvidelsen Quick Add. Denne gir deg en lett tilgengelig mulighet for å legge til nye avtaler og/eller oppgaver fra verktøy-menyen. Du skal også kunne raskt nå samme funksjon ved snarveitastene Ctrl + ; (semikolon), men denne blir heller vanskelig for oss nordmenn ettersom vårt tastatur ikke er helt tilpasset en slik kombinasjon. Jeg har foreløbig heller ikke funnet en grei måte å bytte denne kombinasjonen, men i det store og det hele har jeg klart meg fint ved å bruke tilgangen fra verktøy-menyen.

Hvis du ønsker å få oversikt over kalenderinnholdet i Firefox, finnes det også en utvidelse som tilbyr dette.

Alternativt kan du legge kalenderen på skrivebordet ved å bruke Active Desktop i Windows 98/Me/2000/XP. Dette fungerer helt ok, bare du husker på at skrivebordet ikke oppdateres automatisk. Det vil si du blir nødt til å manuelt oppdatere skrivebordet hvis du gjør endringer på kalenderen, ellers blir den oppdatert når du starter maskinen på nytt.

4. Få dagens agenda i Gmail:

Hvis du bruker Gmail i større grad, men ofte glemmer å gå inn på Google Calendar, kan det være en idé å integrere Gcal i Gmail slik at du ikke trenger å veksle mellom to applikasjoner. Som om vi ikke har det travelt nok Denne løsningen forutsetter imidlertid at du bruker nettleseren Firefox, og har utvidelsen Greasemonkey installert. Hvis alt går bra vil du få frem avtalene og/eller oppgavene dine på venstre side i Gmail, sammen med kontaktene dine (se bildet).

5. Google Calendar og Outlook:

Det har i lengre tid vært et diskutert tema. Mange løsninger har vært forsøkt, men få lyktes skikkelig. Enten har løsningene ikke fungert optimalt, eller så har det vært for vanskelig å sette opp. Grunnen til problemene er Outlooks manglende støtte for å synkronisere mot iCal-formatet som Google Calendar bruker. En løsning av den litt vanskelige typen (men som fungerer) har jeg tidligere omtalt på ITpro, og iinnebærer et oppsett der en nettapplikasjon (ScheduleWorld) fungerer som en mellommann mellom Google Calendar og Outlook.

En annen og mye enklere løsning bruker også samme trikset for å omgå Outlooks synkroniseringsproblem. Her bruker man programmet Calgoo, som er en java-applikasjon (for tiden i beta), til mellommannsrollen.

Andre alternative løsninger er bruk av gSyncit som også opptrer som mellomprogram og synkroniserer mellom Gcal og Outlook. En siste mellommannsrolle er eventuelt å synkronisere via en Smartphone eller PocketPC. En løsning som kan være god for dem som faktisk besitter slike apparater, men avgrenset i og med at mange ikke har det.

To korte tips til slutt:

Hvis du bruker trådløs tilgang på offentlige steder kan det være lurt å sikre Google Calender. Gcal bruker kun http som standard, en protokoll som er relativt usikret. Hvis du bruker Firefox, kan du installere utvidelsen Greasemonkey (se punkt 4), og deretter installere et skript til Greasemonke som setter https som standard i stedet for http.

Google Calendar har for en tid tilbake kommet i norsk utgave, og man kan også bruke norske ‘kommandoer’ for å legge til nye avtaler. Eksempelvis klikker man på en dag i kalenderen. Opp kommer en tekstboks og man fyller inn følgende: Ekstraordinært møte klokka 16. Her forstår Google Calendar automatisk at Ekstraordinært møte er emnet og plasserer denne 16.00 i kalenderen. Alternativt kan du skrive inn Ekstraordinært møte fra klokka 16 til 18 og samme vil skje, men tidsrommet fra klokken 16.00 til 18.00 vil nå være opptatt. Hvis du skal legge til en oppgave eller en avtale som varer hele dagen, skriver du kun inn det gjeldende emnet uten tidspunkt.

Med andre ord kan det gå temmelig raskt å legge til nye avtaler eller oppgaver.