Monday, 15. June 2009
I disse mobilvennlige tider var det vel bare et tidsspørsmål før jeg måtte kaste meg på denne bølgen. Fordelen er at siste innlegg får riktig format umiddelbast slik at man slipper å zoome inn på siden.
Slik ser bloggen ut når du går inn på siden med en iPhone:
Sunday, 7. June 2009
Det er ofte å faktisk begynne på en oppgave som er det vanskeligste. Du utsetter oppgaven fordi du synes oppgaven er ubehagelig eller kjedelig. Når du først er igang flyter arbeidet imidlertid ganske greit, og ting blir gjort, men problemet er altså at det tar tid å komme igang.
Dette er et triks jeg ofte har benyttet selv for å ‘lure’ meg til å starte på vanskelige oppgaver.
Slik gjør du det:
Sett en alarm med nedtellingsfunksjon (eks. en timer) på 15 minutter, og lov deg selv at du ikke trenger å jobbe lenger enn dette, men du MÅ jobbe minst denne tiden.
Når tiden er ute vil du vanligvis være så inne i arbeidet at du ikke føler du trenger å stoppe opp. Du har med andre ord kommet inn i arbeidsmodus, og tingene går mer eller mindre av seg selv.
Gratulerer, du har nettopp narret deg selv til å være produktiv!
Thursday, 26. February 2009
Ja, ja. Jeg vet at Tumblr ikke akkurat kan kalles en nyhet. Jeg vet også at Tumblr ikke akkurat har tatt av i samme grad som Twitter. Likevel er det først nå jeg har innsett at den er midt i blinken for meg. Her kan jeg senke listen for hva jeg sender inn og med det vil graden av publiseringer kanskje øke. Tiden min har ikke tillatt meg å fortsette bloggen i den grad jeg tidligere gjorde og det smerter meg. Tumleplassen min vil på en måte gjøre litt opp for dette og være et slags plaster på såret.
Før det blir nevnt. Ja, jeg er også på Twitter, men jeg synes dette formatet blir noe for kortfattet for meg. Derfor er Tumblr en mellomting mellom bloggen og kvitringen som forhåpentligvis kan være min kanal for mine små tanker og opplevelser. Dessuten har den en god integrering med iPhone via applikasjonen Tumbel (det finnes flere), slik at jeg enkelt kan postere nytt innhold. Jeg har også satt opp tubleren til å postere til Twitter slik at den ikke blir helt avsosial i starten 
Det var det. Stikk gjerne innom tumleplassen på logg.leif-daland.com
Tuesday, 6. January 2009
Har du irritert deg over at din iPhone i tide og utide kobler seg opp mot Internett og laster ned data? Med 3G kommer MBene raskt og med et ufordelaktig mobilabonnement, så blir det raskt dyrt. Hvis du opplever dette scenarioet så er løsningen innen rekkevidde. Følg med.
Hvis du ikke ønsker at iPhonen skal ha mulighet til å koble seg til mobilnettverket via 3G/gprs og dermed øke mobilregningen hvis du har et ufordelaktig mobilabonnement når det gjelder datatrafikk, skal jeg vise deg hvordan du enkelt kan hindre dette.
Denne løsningen lar deg sitte igjen med mulighet til kun å bruke Internett via Wi-Fi.
[Gå til Innstillinger og trykk på Generelt]
[Trykk på Nettverk]
[Trykk på Mobildatanettverk]
[I feltet APN skifter du ut mobiloperatøren (netcom hos meg) med noe annet]
OBS! Husk navnet som står under APN fra før hvis du ønsker å kunne bruke 3G senere.
[Jeg endret netcom til tullball]
[Ferdig. Slik gikk det da jeg forsøkte å koble meg til Internett via 3G, etter å ha slått av WI-FI]
Se så. Da kan du trygt slippe høye mobilregninger, for datanedlasting og Internett ihvertfall. Jeg kan imidlertid ikke gjøre noe med ringeminuttene 
Saturday, 2. August 2008
Dette vil sannynligvis bli den siste sekvensen med anbefalte lenker for en stund framover da jeg har innsett at jeg pga opptrapping av forpliktelser må omprioritere litt. Derfor har jeg valgt å kutte ut dette ukentlige prosjektet som nå har vart i halvannet år. Litt trist da samlingen begynte å bli riktig så stor.
Jeg håper likevel at jeg senere kan ta opp tråden videre da det virker som om dette har vært en populær gjenganger blant dere. Men foreløpig er det altså lagt på is. Jeg kommer imildertid fra tid til annen å poste innlegg som vanlig, men jeg kan ikke garantere grad av hyppighet på innleggene. Skal imidlertid forsøke å fullføre produktivitetsskolen da dette er et emne jeg virkelig brenner for, og som jeg håper andre vil kunne dra nytte av.
En samling av de siste anbefalte bokmerkene jeg har lagt til i Del.icio.us. Dette er nettsteder som jeg vil dele, eller henvisninger til emner som jeg dessverre tidsmessig ikke evner skrive noe om, men som dere selv kan surfe innom. Vedlagt er i tillegg informasjon om den enkelte henvisning:
Du kan i tillegg gjerne ta en titt innom resten av de lagrede bokmerkene. Kanskje finner du flere interessante lenker her. Denne bloggens bokmerker/lenker kan ellers legges til i ditt del.icio.us-nettverk, eller som abonnement til din nyhetsleser.
Saturday, 19. July 2008
En samling av de siste anbefalte bokmerkene jeg har lagt til i Del.icio.us. Dette er nettsteder som jeg vil dele, eller henvisninger til emner som jeg dessverre tidsmessig ikke evner skrive noe om, men som dere selv kan surfe innom. Vedlagt er i tillegg informasjon om den enkelte henvisning:
Du kan i tillegg gjerne ta en titt innom resten av de lagrede bokmerkene. Kanskje finner du flere interessante lenker her. Denne bloggens bokmerker/lenker kan ellers legges til i ditt del.icio.us-nettverk, eller som abonnement til din nyhetsleser.
Thursday, 17. July 2008
Da jeg fikk utfordringen fra Petter om å ta den ‘ultimate’ geek-testen for å bedømme nerdefaktoren i meg, ble jeg nesten litt betenkt. Tenk om jeg ikke var den jeg hele tiden trodde jeg var. Kanskje ville min rolle i verden være fullstendig…og nok om det. Jeg liker slike tester og det er for øvrig grunn nok til å bare kaste seg ut i det.
Testen gjennomgikk 22 spørsmål med alternativer, og resultatet jeg kom fram til var følgende:
Created by OnePlusYou
Friday, 11. July 2008
I forrige del gjennomgikk jeg hvordan du kan prosessere tingene du har samlet inn i innboksen. Med prosessering mener jeg i utganspunktet at du tar en beslutning på tingenes videre skjebne. Skal de kastes? Gjøres nå? Kanskje gjøres en gang i framtiden? Er det en avtale? Er det en oppgave? Ut fra denne gjennomgangen blir du i stand til å plassere tingene hvor de hører hjemme.
Det viktige med en slik plassering er at du får en bedre oversikt og enklere kan finne ut hva som er neste handling for deg. Jeg skal komme mer inn på hvordan du kan prioritere oppgaver i en senere artikkel. Først må vi imidlertid ha et solid system som vi kan bruke for å raskt få en oversikt over hva som må gjøres.
Her kan vi i utgangspunktet dele inn i to oversikter:
Til dette formålet har du veldig mange muligheter, men til syvende og sist må du alltid ta hensyn til hva som passer best for deg og din situasjon.
Før jeg går videre skal jeg si noen ord om de enkelte systemene.
Kalender: Først og fremst må du skille mellom kalender og oppgaver og normalt ikke plassere oppgaver i en kalender. Unntaket er en oppgave som inngår i en avtale, eller noe som skal utføres til en bestemt tid eller dag. Det resterende i en kalender skal være avsatt til planlagte avtaler eller gjøremål.
Oppgavelister: Her plasserer du alle oppgaver som i du skal gjøre. For at dette systemet skal fungere etter hensikten bør oppgavene, for oversiktens skyld, deles inn i kontekstlister.
Merk: En kontekstliste er, som tidligere nevnt i artikkelserien, oppgaver som er relatert til en bestemt situasjon. Dette kan være oppgaver relatert til hjemmet, til jobb, til å ta en telefon eller e-post osv.
Dermed kan du enkelt slå opp i de ulike kontekstene når du selv befinner deg der.
Eks. Du sitter ved telefonen, og skal ordne en bestilling av nye tonere til printeren. Du ser på listen at du også bør ringe til Odd for å høre hva statusen er på rapporten som skal være klar til i morgen, og om han tror han greier deadlinen, hvis nei bør du også ringe sjefen for å be om en utsettelse av presentasjonen til senere på dagen.
Ved å gjøre oppgaver etter kontekst vil du potensielt kunne spare tid, siden du likevel sitter ved telefonen. Du vil også dermed raskt kunne ferdigstille flere oppgaver og samtidig, i dette tilfellet, få bedre kontroll på situasjonen.
Å gjøre flere like oppgaver etter hverandre kalles å gjøre dem i batcher, noe som kommer fra batchskriptene er et programmeringsskript som setter flere relaterte oppgaver til å kjøre etter hverandre siden man da sparer tiden med å kjøre dem manuelt. Det er noe av det samme når vi gjør flere oppgaver etter hverandre innen samme kontekst. Vi kommer inn i moduset for jobbing innen konteksten og denne blir ikke avbrutt før vi er ferdig med alle oppgavene (eller så mange oppgaver som tiden strekker til). Når vi først er inne i moduset er vi mindre utsatt for prokrastinasjon (eller å utsette å gjøre oppgavene). For det andre gir det oss litt boost å ha fullført en oppgave og dermed hjelper dette oss til å få lyst til å gjøre neste oppgave også. Det blir en slagt positiv domino-effekt ut av det hele.
En oppgaveliste bør også ta hensyn til at du kan sette opp et prosjekt med oppgaver tilknyttet seg, og som vil ha oppgaver innenfor flere ulike kontekster. Slik kan et hjemmeprosjekt for rydding i garasjen se ut i planleggingsfasen.
Eks. Situasjon: Du har en rotete garasje. Mål: Du ønsker en ryddig garasje. Prosjekt: Rydde garasjen for unødvendige ting.
- Sortere ut alt jeg ikke trenger/vil kaste. – Kontekst: Hjemme.
- Ringe naboer og venner for høre om de vil ha noe av det jeg skal kaste. – Kontekst: Telefon
- Forsøke å selge det som ikke er for gammelt/ødelagt via Finn.no. – Kontekst: Datamaskin.
- Organisere garasjen. – Kontekst: Hjemme
Denne listen kan selvsagt utvides enda mer (hvem du skal ringe, hva du skal selge osv), men den gir et godt innblikk i de ulike kontekstene som hører inn under samme prosjekt. I dette tilfellet ser vi at både kontekstene hjemme, telefon og datamaskin har oppgaver som er tilknyttet samme prosjekt.
Dermed må vi ideelt sett ha et system om ikke bare kan opprette egne lister for hver kontekst, men som også kan knytte oppgaver fra ulike kontekster sammen til et prosjekt.
Dette er viktig å tenke på når vi nå går videre da det ikke er alle systemer som tilbyr en optimal løsning, men det blir uansett opp til deg å bedømme hvorvidt disse behovene er realistiske for deg.
Hvis du tenker å sette opp et system som kun skal være relatert til jobb holder sannsynligvis med et stasjonært system som ikke trenger å være tilgjengelig fra flere maskiner (eks. via Internett).
Kalender: Et stasjonært system kan gjerne bruke en vanlig program som kalender. Outlook fungerer fint til dette formålet. Andre lignende kalendere kan selvsagt brukes.
Oppgavelister: Her kan du eksempelvis også benytte Outlook, selv om dette, i utgangspunktet, ikke er en fullverdig løsning. Til dette formålet ville jeg både trekke inn Outlooks eget oppgavesystem og e-post som en annen mulighet.
Outlooks eget oppgavesystem lar deg opprette mapper som kan fungere som kontekstlister. Dette skaper imidlertid problemer med det samme du ønsker å opprette et prosjekt. Det finnes ingen muligheter for å trekke ut informasjon fra flere mapper til en samlet prosjektliste. I stedet må du samle alt i en mappe, skrive navnet på konteksten i starten av oppgaven, og eventuelt knytte oppgaver som hører under samme prosjekt sammen ved å knytte dem til samme kategori. Denne kategorien representerer prosjektet ditt. Hvis du rydder garasjen blir prosjektet/kategorien kanskje hetende ‘garasje’ eller ‘rydde garasje’. Siden Outlook kan sortere etter kategori betyr det at du enkelt kan få en oversikt over oppgavene knyttet til de enkelte prosjektene. Normalt sorteres oppgavene etter navn slik at de i realiteten sorteres etter kontekst. Dermed har du begge muligheter.
Du har i tillegg mulighet for å prioritere de enkelte oppgavene innenfor hvert prosjekt, men dessverre ikke innenfor hver kontekst.
Outlooks e-post kan også benyttes til å behandle oppgaver. Du kan bruke e-post til å opprette nye oppgaver. Du kan også omgjøre oppdrag som er delegert til deg via e-post til en oppgave. Et slikt system fungerer ved at man oppretter en egen mappe i innboksen til oppgaver, samt undermapper til hver kontekst, men også her støter vi raskt på problemer i og med at det heller ikke her finnes muligheter til å trekke ut innhold fra de forskjellige mappene til en samlet liste over oppgaver til et prosjekt.
Du kan eventuelt benytte metametoden ved å legge inn noen metaord i oppgavetittelen som gjør oppgavene mer søkbare. Eksempelvis kan du legge inn metaord på garasjeprosjektet ved å opprette en e-post og sende den til deg selv med en oppgavetittel + et metaord for prosjektet (eks.
Andre løsninger finnes selvsagt, men jeg har ikke testet så mange av dem da jeg har funnet et system som fungerer bra etter mine behov. Uansett hva du måtte velge, bør du imidlertid være var på at oppgavesystemet både kan lagre kontekstlister og trekke ut oppgaver fra de ulike kontekstlistene til en egen prosjektliste. Det er altså kun et system for oppgavelister som er kritisk, mens det ikke stilles så store krav til en kalender foruten at det fungerer for deg.
Mange av oss lever et relativt portabelt liv, og vi vil ofte ha tilgang til Internett der vi er. Enten det er hjem, jobb, skole, bibliotek, nettkafé eller annet. Denne måten å jobbe/leve på gjør at vi også vil måtte tilpasse systemet vårt til dette. Med andre ord må vi gjøre systemet vår like portabelt som livet vårt krever.
En løsning som fungerer for mange er en nettbasert løsning. Det finnes et utall av tilgjengelige nettbaserte applikasjoner for både oppgavelister og kalendere, men jeg skal ikke gå særlig inn på dem. Disse kan dere selv teste ut hvis så lenge dere kjenner kravene til applikasjonene (samme som kravene til et stasjonært system).
Jeg skal presentere et mye utbredt og testet system til dette formålet, så får dere se om dette passer for dere eller om dere trenger noe annet. I denne delen har jeg valgt å presentere Google Calandar som kalender og Remember the Milk som oppgaveliste.
Google Calendar er en gjennomført nettapplikasjon som gir deg alle funksjoner du vil kunne forvente av en kalender. Siden den er så utbredt finnes det mange løsninger som gjør at du også vil kunne bruke den sammen med andre applikasjoner og programmer (blant annet sammen med Outlooks kalender). Med andre ord vil Google Calendar ikke være noe problem å integrere i vårt produktivitetssystem.
Remember the Milk er en av de mest avanserte løsninger for behandling av oppgaver som jeg har kommet over. Du kan enkelt opprette kontekstlister, og du kan legge til stikkord til oppgavene (et eller flere stikkord). Dermed kan et prosjekt være et stikkord og slik kan du få tilgang til alle oppgavene tilknyttet et bestemt prosjekt bare ved å klikke på stikkordet. Veldig enkelt og intuitivt oppsett av applikasjonen.
En annen grunn til at jeg valgte disse to løsningene var at begge også er tilgjengelige via mobile nettsider med funksjonelle grensesnitt. I tillegg kan Remember the Milk også våre tilgjengelig offline via Googles relativt nye applikasjon Google Gears. Siden det er Googles egen applikasjon er det nesten rart at Gears ikke har kommet til Google Calendar ennå, men det kommer nok snart.
Dermed vil begge applikasjonene kunne være tilgjengelige for deg enten du er tilkoblet Internett eller ikke. Er du ikke tilgjengelig vil applikasjonene automatisk oppdatere seg mot Internett når du kobler deg på igjen.
Før jeg får kommentarer om at jeg kun fokuserer på digitale systemer, skal jeg forsikre dere om at jeg også har tatt i betraktning at du kan velge å ha et fysisk og ikke-digitalt system for oppgaver og kalender.
Dette har både fordeler og bakdeler, og jeg skal kjapt gå innom begge deler.
Fordeler: Et papirbasert system, eksempelvis i form at en notatbok og en syvende sans, eller en almanakk for både oppgaver og avtaler, har en stor fordel av at den er ultraportabel da den er lett å ta med seg, lett tilgjengelig for raske notater og nye tilføyninger av avtaler og oppgaver, noe som faktisk gjør at innboksens rolle (forrige artikkel) faktisk blir noe redusert da du ofte kan gå rett fra å motta oppgave/avtale til å føre den opp i almanakken.
Bakdeler: En bakside med et papirbasert system er imidlertid at det lett kan bli rotete og lite oversiktlig, og da særlig oppgavelister. Etter hvert som du fullfører og skriver opp nye kan det lett bli flere sider du må tråle gjennom for å få oversikt over tilgjengelige oppgaver, selv innenfor hver kontekst. Dermed blir det lettere å miste oversikten. Det er også vanskeligere å gjøre endringer/tilføyninger på oppgaver og avtaler hvis du ikke bruker blyant og hviskelær, mens dette ikke er et problem med et digitalt system. Det er heller ikke plassproblemer hvis systemet ditt er digitalt. Til slutt har et digitalt system en potensiell fordel av å kunne gjøre søk og sortering av lagrede oppgaver og avtaler.
Enten det systemet som passer best for deg er stasjonært eller portabelt, eller noe midt i mellom, er det viktig at systemet er enkelt tilgjengelig slik at det ikke blir en tungvinn afære å legge inn nye oppgaver/avtaler, samt å få oversikt over dem. Hvis det er for tungvint er sjansen større for at du bruker systemet mindre og mindre, og da faller i prinsippet poenget med hele systemet bort siden du ikke opprettholder det.
Tre sjekkpunkter når du skal finne et system som passer for deg:
I neste artikkel skal jeg gå nærmere inn på selve handlingen. Nærmere bestemt hvordan du kan løse oppgavene. Hva er best multitasking eller singeltasking? Følg med videre.
Thursday, 3. July 2008
I forrige del viste jeg hvordan du kan lette hodet ditt for stress ved å fjerne oppgaver og avtaler du går og tenker på, og i stedet skrive dem ned på et papir eller lignende. Dette er første skrittet for å skape kontroll, mindre stress og økt produktivitet i livet ditt. Denne delen tar for seg neste skritt på veien.
Tanken om å stoppe opp og skrive ned alle oppgaver og avtaler du kommer på der og da er et godt første skritt på veien. Du har dermed midlertidig lettet hodet for disse tingene. Du må bare huske på at du stadig vil komme over nye konkrete eller potensielle oppgaver og avtaler, og dermed må du også fortsette å lette hodet ved å skrive disse ned på en liste eller legge dem inn i et annet system (jeg skal komme mer inn på ulike brukersystemer i en senere artikkel).
Problemet blir raskt at det samles opp en lang rekke med ting (dvs konkrete eller potensielle oppgaver og avtaler) som skal gjøres, og det blir lett å miste oversikten. Derfor er det i første omgang viktig at alle ting samles på ett sted, og det er her innboksen kommer inn.
Innboksen kan sammenlignes med innboksen for innkommende e-post. Her kommer all e-post automatisk inn og er klar for prosessering av deg. På samme måte er det viktig at den fysiske innboksen også blir mer eller mindre automatisk, slik at du alltid legger nye ting i den etter hvert som du kommer over dem. La meg utdype dette litt videre.
En fysisk innboks kan eksempelvis være en brevkurv (se bildet over). Her legges alle ting. Dette kan være regninger, kontrakter, informasjon fra siste styremøte i borettslaget, kvitteringer, ark med oppgaver/avtaler som du har notert ned. Konkret sagt ting som trenger en eller flere videre handlinger før den kan regnes som utført. En videre handling kan være å betale regningen, arkivere kvitteringen, møte X etter jobben torsdag og så videre.
Test selv: Hva ligger rundt deg som trenger en videre handling før den kan regnes som fullført? Legg disse i en egen haug som symboliserer innboksen. Det viktigste er at alt er samlet på ett sted. Hvis du har mange ting som trenger videre handling rundt deg, så velg foreløpig kun ut noen for å trene på.
Når innboksen begynner å fylles opp er det på tide å tømme den. Dette gjør vi ved å prosessere den.
Før jeg går videre er det viktig å presissere hvorfor vi ikke bare kan hoppe over innboksen og gå rett på prosesseringen. Hvorfor må alt lagres i innboksen først? Enkelt og greit fordi vi ofte ikke har tid eller energi til å prosessere hver gang vi mottar nye ting. Mange ganger kan du har med deg en rekke ting fra jobben, samt kvitteringer fra noe du handlet på vei hjem. Når du endelig kommer hjem er du for sliten til å gjøre noe mer med dem. Da er det greit å bare kunne legge alt i innboksen. Dermed kan du også slappe helt av siden du vet at når du har bedre tid og/eller mer krefter vil disse ligge å vente på deg, uten at du må lete rundt på flere steder for å finne alle tingene.
Ved å samle alt i innboksen kan du dermed gå rett på prosesseringen uten først å måtte klargjøre tingene for prosessering ved å hente dem fram fra x ulike plasseringer (vesker, jakkelommer, sekk osv).
Når alt er samlet og klart for prosessering er det på tide å ta noen beslutninger vedrørende tingenes videre skjebne.
Her må du vurdere hver enkelt ting og du har fem alternativer:
Test selv: Gå gjennom haugen du samlet sammen tidligere. Forsøk å definere de enkelte tingenes skjebne ut ifra listen over. Dette vil kanskje ta litt tid i starten siden du kanskje ikke er vant til å tenke i disse baner, men det vil etter hvert gå så raskt at du ikke lenger vil bruke mer en et par sekunder til å avgjøre skjebnen til de ulike tingene i innboksen.
Etter hvert som du prosesserer tingene i innboksen og dermed bestemmer hvilken kategori de havner under (kast, en dag/kanskje, arkiv, oppgave avtale), er det også viktig å ha et egnet system som kan ta vare på tingene og samtidig gi deg en god oversikt over dem når du trenger det. Til dette oppsettet kan du imidlertid bruke en rekke verktøyer og programmer, og i neste artikkel skal jeg vise deg hvilke jeg anbefaler å bruke, samt hvordan du kan sette opp programmene for å gjøre deg mest mulig produktiv i forhold til dine egne behov.
Monday, 23. June 2008
Jeg skal i det følgende skrive en rekke artikler som tar for seg hvordan du kan møte dagens utfordringer med ro fordi du er forberedt. Hvordan du kan kutte ut stresset fordi du har et system som forebygger dette, og til slutt: Hvordan du kan gjøre mindre men likevel få gjort mye mer. Alle disse emnene skal jeg dekke i løpet av artikkelserien som jeg enkelt og greit har døpt Produktivitetsskolen.
De aller fleste av oss lever i en verden med forpliktelser. Dette innebærer normalt i hovedsak forpliktelser til hjemmet, jobben/studiet og fritidssyslene, men kan også innebære andre. Hver av disse kontekstene består gjerne av en eller flere uløste oppgaver som krever din oppmerksomhet. Det kan være listene i gangen hjemme som skulle hatt et malingsstrøk, en opprydning i arkivskapet på kontoret, et tidsskriftabonnement som skulle vært avsluttet, regninger som skal betales, melk som skal kjøpes, og så videre…du skjønner tegningen.
Disse ugjorte oppgavene mottas og prosesseres av hjernen vår, men siden de ikke kommer videre i systemet ligger de bare der og spinner rundt. Mens de spinner rundt tiltrekker de stadig vekk vårt fokus, og ettersom vi gjerne er i en situasjon hvor vi ikke kan løse oppgavene der og da medfører dette ofte stress.
I tillegg kan vi normalt ikke tenke på mer enn syv ting samtidig, og når stadig flere oppgaver dukker opp blir andre oppgaver skjøvet ut og glemt. Det vil si, glemt helt til vi blir minnet om oppgaven igjen. Dette skjer ofte via assosiasjon. Vi ser noe som minner oss om hva vi må gjøre. Eksempelvis kan et arkivskap gi oss assosiasjon til vår ventende opprydningsoppgave i arkivskapet på kontoret osv. Når vi så kommer på oppgaven igjen blir det ofte på bekostning av en annen oppgave som blir skjøvet ut og glemt fordi hodet er fylt opp av ventende oppgaver.
Det er altså to negative elementer med å bruke hodet som lagringssted for ventende oppgaver. Det er store begrensninger på hvor mange oppgaver hodet kan holde styr på samtidig, noe som medfører at oppgaver går i glemmeboken. Til slutt er det også viktig å vise til at å stadig vandre rundt med hodet fullt av uløste oppgaver er både usundt og leder til stress i tilfeller da man ikke kan få løst oppgavene umiddelbart og dermed heller ikke få prosessert oppgavene ferdig og få dem ut av hodet. For å kutte stresset må vi altså kvitte oss med oppgavene.
Med hodet fullt av ventende oppgaver har du to muligheter til å bli kvitt dem slik at du slipper å gå rundt tenke på dem. Den første muligheten du har er å skrive ned oppgavene. Få dem ut av hodet og ned på en liste. Listen kan skrives ned på alt fra et digitalt program til et helt vanlig ark. Det du gjør da er å frigjøre hodet for alle ventende oppgaver og dermed frigjør du også kapasitet til å huske på mer. Viktigere er likevel at du frigjør hodet for den stadige summingen av ventende oppgaver som igjen leder til stress. I stedet overlater du nå lagringen til en liste.
Et godt starttips er å ta fram noe å skrive på, eller åpne et tomt dokument på din PC/Mac, og skrive ned alle oppgaver du kommer på her og nå. Nå har du overført oppgavene til papiret eller dokumentet slik at du slipper å tenke mer på dem. Flott, ikke sant. Vel, nesten i alle fall. Det vi trenger videre er et godt sted å lagre alle ventende oppgaver.
Jeg vil faktisk anbefale at du alltid har med deg en liten notatblokk eller noe lignende for å raskt kunne skrible ned nye oppgaver etter hvert som du kommer på dem.
Skriv ned alle oppgaver fortløpende.
I neste del skal jeg ta for meg hvordan du kan ta et skritt videre ved å prosessere de nedskrevne oppgavene/avtalene gjennom et system som vil gi deg full kontroll tilbake.